Nos services

Une permanence téléphonique externalisée, pensée pour les professionnels exigeants

Chez Telib.be, chaque appel est décroché par une secrétaire dédiée et 100 % humaine, du lundi au vendredi, de 8h à 19h, sans interruption. Nos équipes répondent à votre nom, filtrent les sollicitations, qualifient les demandes et transmettent vos messages en temps réel : vous restez concentré sur votre cœur de métier pendant que votre relation client reste irréprochable. Aucun serveur vocal, aucune attente interminable - une voix, un accueil, une prise en charge immédiate.

Comment se déroule la prise en charge de vos appels ?

La mise en place est simple et sans engagement. Vous nous confiez vos consignes d'accueil (script, horaires, personnes à joindre, cas d'urgence), nous configurons votre ligne, puis vos appels sont pris en charge dès le premier jour.

• Accueil personnalisé - vos appelants sont accueillis exactement comme vous le souhaitez, avec votre formule de présentation.
• Qualification & filtrage - nous identifions le motif de l'appel, écartons le démarchage et priorisons les demandes sensibles.
• Transmission immédiate - chaque message vous parvient par e-mail et SMS, avec l'ensemble des informations utiles.
• Gestion des urgences - les demandes critiques sont traitées selon votre protocole : transfert d'appel, joignabilité, escalade.
• Reporting & suivi - vous gardez une vision claire de votre activité d'appels grâce à un suivi régulier.

Des services adaptés à chaque métier

Nos secrétaires sont formées au vocabulaire et aux procédures de votre profession. Découvrez nos permanences spécialisées : permanence téléphonique pour avocats, pour notaires, pour mandataires judiciaires, pour les professions de santé et standard externalisé pour TPE/PME. Nous intervenons partout en France, notamment à Bordeaux, Paris et Lyon.

Pourquoi choisir un service 100 % humain

Un accueil humain transforme un simple appel en expérience client. Là où un répondeur fait fuir un prospect, une secrétaire attentive rassure, oriente et convertit. C'est aussi une question d'image : la première voix qu'entend votre client engage toute votre réputation. Pour aller plus loin, découvrez pourquoi externaliser votre accueil téléphonique et qui nous sommes.

Confidentialité et conformité RGPD

La confidentialité est au cœur de nos engagements : respect strict du secret professionnel, consignes appliquées à la lettre et traitement des données conforme au RGPD. Nos outils sont sécurisés et nos équipes sensibilisées à la protection des informations sensibles de vos clients.

Le détail de chacun de nos services

Derrière la simplicité d'un appel décroché se cache un ensemble de prestations pensées pour couvrir tous vos besoins :

• L'accueil téléphonique est le socle : une secrétaire répond à votre nom, avec votre formule de présentation, et incarne votre cabinet dès la première seconde. Un accueil chaleureux et professionnel donne immédiatement le ton d'une structure sérieuse et disponible.
• La gestion des messages et des rendez-vous vous décharge du suivi : chaque demande est notée, qualifiée, puis transmise par e-mail et SMS, ou directement posée dans votre agenda selon vos disponibilités et vos règles.
• Le traitement des urgences suit un protocole que vous définissez : telle situation déclenche un transfert immédiat, telle autre un message prioritaire. Vous décidez de ce qui mérite de vous interrompre - et de ce qui peut attendre.
• Le suivi en temps réel vous donne une visibilité claire sur votre flux d'appels : volumes, motifs récurrents, périodes de pointe. Autant d'informations utiles pour piloter votre activité.
• Des outils sécurisés encadrent l'ensemble : confidentialité, traçabilité et conformité RGPD à chaque étape.

Un accueil qui s'intègre à votre organisation

Notre service s'adapte à votre façon de travailler, pas l'inverse. Vous conservez votre numéro et activez un renvoi d'appel qui peut être permanent, ou déclenché uniquement lorsque vous êtes déjà en ligne ou absent. Vous fixez les plages horaires, les personnes à joindre en priorité, les motifs à filtrer. Résultat : vous restez joignable en permanence sans jamais être interrompu pour rien. Pour les structures à fort volume, notre secrétariat mutualisé offre une capacité de traitement supérieure, tandis que notre standard augmenté par l'IA combine réponse humaine et automatisation pour les demandes les plus simples.

Des secrétaires formées à votre secteur

La différence entre un accueil générique et un accueil crédible tient à la formation. Nos équipes maîtrisent le vocabulaire et les usages de votre métier : procédure et juridictions pour un cabinet d'avocats, actes et rendez-vous de signature pour une étude notariale, gestion des rendez-vous et des urgences pour une profession de santé. Approfondissez avec nos guides : l'accueil téléphonique pour cabinet d'avocats, le télésecrétariat juridique ou la solution de secrétariat pour notaires.

À qui s'adresse notre permanence téléphonique

Notre service convient à tous les professionnels dont l'activité repose sur des appels entrants : cabinets juridiques, études, professions de santé, experts-comptables, artisans et professions libérales, TPE et PME. Assuré à distance, il vous fait bénéficier d'une couverture nationale avec un ancrage local à Strasbourg, Marseille et Aix-en-Provence ou Caen et en Normandie, entre autres. Où que vous exerciez, vos appelants sont accueillis au nom de votre structure. Retrouvez l'ensemble de nos conseils dans nos ressources.

Combien coûte une permanence téléphonique ?

Le prix d'une permanence téléphonique dépend de votre volume d'appels et des services retenus (prise de rendez-vous, transmission SMS, plages horaires étendues). Nos forfaits sont prévisibles et sans engagement : vous choisissez la formule adaptée à votre activité et l'ajustez à mesure qu'elle évolue. Comparé au coût chargé d'une secrétaire salariée - de l'ordre de 2 000 à 2 500 € par mois, sans compter les congés et absences -, l'externalisation offre une disponibilité supérieure pour un budget bien maîtrisé. Vous ne payez que ce dont vous avez besoin, et rien pendant vos périodes creuses si vous le souhaitez. Le détail est présenté sur notre page forfaits, et un essai gratuit de 7 jours vous permet de mesurer concrètement la qualité de l'accueil avant toute décision.

Nos engagements de qualité

Un accueil téléphonique externalisé n'a de valeur que s'il est fiable. Nous nous engageons sur plusieurs principes simples : une réponse rapide, sans mise en attente interminable ; un accueil 100 % humain et basé en France, jamais un serveur vocal impersonnel ; une transmission systématique de chaque message, même en cas de forte affluence ; et une confidentialité sans faille, conforme au secret professionnel et au RGPD. Notre modèle d'entreprise adaptée ajoute une dimension humaine et solidaire : en nous confiant votre accueil, vous soutenez aussi l'emploi de personnes en situation de handicap, sans jamais transiger sur le professionnalisme. C'est cette exigence qui fait qu'un appelant raccroche avec une bonne image de votre structure - et revient vers vous plutôt que vers un concurrent.

Un service qui grandit avec votre activité

Vos besoins d'aujourd'hui ne seront pas ceux de demain. Un cabinet qui se développe, une nouvelle associée, une antenne qui ouvre : votre accueil doit suivre. Parce que notre service est modulaire et sans engagement de durée, vous montez ou réduisez la couverture à tout moment - plages horaires, volume d'appels, options - sans réorganisation ni recrutement. Vous démarrez avec l'essentiel, puis vous enrichissez la prestation à votre rythme, au fil de votre croissance. C'est la souplesse d'un service pensé pour accompagner les professionnels sur la durée, et non pour les enfermer dans un contrat rigide. Discutons de la formule qui vous convient : demandez un devis gratuit, sans engagement.

Questions fréquentes sur nos services

En combien de temps le service est-il opérationnel ?

La mise en place prend généralement quelques jours : nous recueillons vos consignes d'accueil, configurons votre ligne et vos appels sont pris en charge dès le premier jour d'activation.

Comment mes messages me sont-ils transmis ?

Chaque message est transmis en temps réel par e-mail et SMS, avec le motif de l'appel, les coordonnées de l'appelant et le niveau d'urgence.

Le service est-il sans engagement ?

Oui. Nos forfaits sont sans engagement de durée : vous ajustez ou arrêtez votre formule à tout moment. Un essai gratuit de 7 jours vous permet de tester la qualité de l'accueil.

Mes appels restent-ils confidentiels ?

Absolument. Nos secrétaires sont tenues au secret professionnel et l'ensemble des données est traité dans le respect du RGPD.

Puis-je adapter le service à mon activité ?

Oui. Script d'accueil, horaires, gestion des urgences, personnes à joindre : tout est paramétré selon vos consignes, et ajustable à tout moment selon l'évolution de votre activité.

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